Jos sinun on siirrettävä yrityksesi, paras paikka aloittaa pakkaamisen ja siirtämisen suunnittelu on täällä. Minulla on ollut paljon pyyntöjä henkilöiltä, joille on annettu tehtävä siirtää yrityksen toimisto ja liikuttaessa toimistoa, on suuri yritys, joka voi vaatia lisäapua muiden kollegojen muodossa (komitean perustaminen) tai palkkaamalla ammattia pakkaajat. Olen koordinoinut muutamia toimistomuuttoja ja todennut, että menestyksekkään toiminnan avain on rakentaa liittoutumia, jotka voivat auttaa motivoimaan ja koordinoimaan muun toimiston henkilökuntaa.
Suunnittele siirrä
Luo aikajana, joka mahdollistaa kaikki tarvittavat siirron vaiheet. Sinun on keskusteltava tästä muiden liikkuvien tiimien kanssa tai johtajien ja esimiesten kanssa, jotta varmistat, että se on mahdollista. Pieni toimisto tarvitsee vähintään kolme kuukautta aikaa valmistautua ja keskikokoisen suuren toimiston, vähintään kuuden tai kahdeksan kuukauden ajan. Avain on aloittaa mahdollisimman aikaisin.
Seuraava vaihe on kerätä kaikki tiedot uudesta tilasta. Yritä saada piirustuksia tai lattian asettelua, jotta voit tunnistaa keskeiset komponentit, kuten sähköpistokkeet, tallennustila jne. Ja mikä tärkeintä, uuden toimiston asettelun määrittäminen. On myös hyvä idea saada yleinen suunnitelma nykyiselle tilallesi, jotta voit verrata näitä kahta; jos nykyisessä toimistossa on alueita, jotka eivät toimi, tunnista ne niin, että ne voidaan ratkaista uudessa tilassa.
Tee myös luettelo mahdollisista ongelmista uuden tilan, kuten pienemmän vastaanottoalueen tai vähemmän varastointialue tai ehkä suurempi avoin tila, joka voi vaatia enemmän tilaa tai tilapäisiä seiniä.
Saatat olla tarpeen palkata kirvesmiehiä tai maalareita, jos seinät on rakennettava tai maalattava. Se on ehkä käsitelty, kun uusi tila on hankittu, mutta varmista vain, ettei lisärakentamista tai kosmeettisia muutoksia tarvitse tehdä ennen siirtoa.
Kerää joukkueesi
Keskisuurille ja suurille toimistoille suosittelen nimittämistä (tai pyydä vapaaehtoisia), kustakin yksiköstä tai toimialasta vastaava henkilö koordinoimaan tietyn alueensa.
Se voitaisiin antaa osastopäällikölle tai johtajalle, joka voi sitten varmistaa, että jokainen työntekijä ottaa vastuulleen pöydän, tiedostojen ja henkilökohtaisten kohteiden pakkaamisen. Pienemmissä toimistoissa voi olla omia. Jos näin on, tunnista muutamia keskeisiä ihmisiä, jotka saattavat auttaa siirtymisen koordinoinnissa.
Tiimisi voi myös auttaa tunnistamaan nykyiset ongelmat vanhalla tilalla ja tarjoamaan mahdollisia ratkaisuja uudelle toimistolle. Se on hyvä tapa sisällyttää muita näkökulmia ja päästä yhteisymmärrykseen liikkeellä, jos jotkut eivät ole kovin innoissaan muutoksesta.
Säännölliset kokoukset
Tee aikataulussa säännölliset kokoukset ja varmista, että työntekijöille ilmoitetaan kokouksen yksityiskohdista ja varmistavat, että kaikki tietävät, mitä heidän on tehtävä pakkaamaan toimisto- tai työtilaa.On tärkeää, että kaikki ovat tietoisia ongelmien ja huolenaiheiden rajoittamisesta. liikkuvuus on stressaavaa kaikille, jotka ovat mukana etenkin, jos päätöksiä ei toimiteta.
Määritä budjetti
Jos sinulla on tietty budjetin määrä siirtymisesi mukaan, on tärkeää tunnistaa kustannukset ennen kuin alat vuokrata liikennettä tai jopa ennen ensimmäisen laatikon pakkaamista.
Assign Tasks
Pyydä liikkuvaa valiokuntasi laatimaan luettelo tehtävistä, jotka on täytettävä ja varmista, että ne lisätään aikajanalle / aikataululle.
Voit tarvita erikoispalveluntarjoajia, kuten puhelinlinjan asentajia tai tietokoneverkkojen asiantuntijoita. Pyydä jokaista osastopäällikköä tai esimiestä mitä heidän alueeltaan vaaditaan. Varmista, että yhteiset alueet ovat katettu, kuten vastaanottoalue, aula ja varastotilat.
Yksi tärkeimmistä tehtävistä on palkata liikuttajat. On liikkuvat yritykset, jotka ovat erikoistuneet toimisto-liikkeisiin. Varmista vain, että teet tutkimustasi, pyydä oikeita kysymyksiä ja pyydä yritystä tulemaan toimistosi arvioimaan liikettä. Kuten minkä tahansa kotitaloussiirron, sinun on varmistettava, että yritys on luotettava ja että saat parhaan palvelun kustannuksille. Tämä tehtävä voidaan antaa muutamille ihmisille, joista jokainen soittaa yrityksiä ja sitten vertailee muistiinpanoja. Aloita aikaisin varmistaaksesi, että saat parhaan hinnan mahdolliseksi.
Tee yhteystietoluettelo
Sinun on varmistettava, että kaikki, joilla harjoitat liiketoimintaa sekä toimittajien että asiakkaiden kanssa, tietävät, että liikut.
On hyvä antaa tehtäväksi yksi henkilö valvomaan. Asiakkaiden ja asiakkaiden ilmoittaminen edellyttää erityisiä tietoliikenneyhteyksiä siitä, mihin olet siirtymässä ja miten yritys liikennöi liikkeellä. Tällaiset tiedot ovat välttämättömiä, jotta asiakkaasi eivät pääse muualle palveluistasi.